信息化管理  提升企業(yè)竟?fàn)幜?/span>

        ——用友ERP成功應(yīng)用在深思電工

一、推進(jìn)理由

深思電工通過用友ERP的實(shí)施，搭建了共享的企業(yè)的信息化應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)的一體化，同時(shí)內(nèi)部管理水平進(jìn)一步提升，各業(yè)務(wù)部門的工作得到顯著改善：

  1）公司處于電器行業(yè)，生產(chǎn)方式面向渠道生產(chǎn)模式與訂單生產(chǎn)模式的結(jié)合，對(duì)公司生產(chǎn)計(jì)劃管理要求高；

  2）ERP的項(xiàng)目實(shí)施幫助深思電工對(duì)主體業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化,并借助U8軟件系統(tǒng)及企業(yè)相關(guān)配套制度加以固化。

  3）企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息實(shí)行專人集中管理，保證了其唯一性、準(zhǔn)確性、有效性。

  4）完善了以銷售為源頭的內(nèi)控體系，實(shí)現(xiàn)訂單與發(fā)貨情況的跟蹤，對(duì)客戶實(shí)現(xiàn)信用額度控制，價(jià)格折扣的維護(hù)、發(fā)貨和應(yīng)收、收款環(huán)節(jié)得到控制。

  5）實(shí)現(xiàn)物料計(jì)劃的自動(dòng)展算，解決了以往手工計(jì)劃準(zhǔn)確性不高,效率低下的狀況。

  6）建立供應(yīng)商檔案的管理，實(shí)現(xiàn)采購訂單的審批流，到貨、付款等及時(shí)跟蹤采購情況。

  7）實(shí)現(xiàn)出入庫數(shù)據(jù)的參照生成，減少手工錄入的差錯(cuò)；采購入庫單參照到貨前單生成，材料出庫單參照生產(chǎn)訂單生成、產(chǎn)品入庫參照生產(chǎn)訂單生成、銷售出庫單參照發(fā)貨單生成。對(duì)公司各職能部門能及時(shí)了解到庫存的狀況。

  8）實(shí)現(xiàn)成本聯(lián)副產(chǎn)品核算，使公司產(chǎn)品核算更加準(zhǔn)確;

  9）通過計(jì)劃管理應(yīng)用，減少了人工核算的難度，減少了計(jì)劃運(yùn)算的周期，減少了公司呆滯品庫存積壓；

1. 二、公司簡介

湖南深思電工實(shí)業(yè)有限公司，成立于1987年，現(xiàn)有員工六百余人，是一家專業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建筑高檔開關(guān)、插座、斷路器、照明支架的股份制企業(yè)。深思有著二十多年的開關(guān)電器專業(yè)制造技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)品均通過中國國家強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證(CCC認(rèn)證)。深思營銷網(wǎng)絡(luò)遍及全國，多個(gè)省市地區(qū)設(shè)有營銷分部，為各級(jí)代理商、消費(fèi)者提供及時(shí)周到的服務(wù)。

 信息化歷程

•  2004年開始使用新中大A3財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

•  2008年9月啟動(dòng)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目。

•  2009年2月，財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈生產(chǎn)一體化ERP項(xiàng)目成功上線。

•  2009年3月，系統(tǒng)運(yùn)行正常，徹底甩開手工賬，項(xiàng)目順利驗(yàn)收。

•  2016年6月，啟用成本管理，實(shí)現(xiàn)成本系統(tǒng)自動(dòng)核算。

•  2018年10月，啟用生產(chǎn)計(jì)劃管理，系統(tǒng)自動(dòng)展算采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、委外計(jì)劃；

•  2019年5月，升級(jí)公司OA系統(tǒng)；統(tǒng)一規(guī)范公司審批流程，實(shí)現(xiàn)快速審批、符合風(fēng)控要求；

三、總體應(yīng)用流程及核心應(yīng)用模塊

ERP應(yīng)用范圍

四、關(guān)鍵應(yīng)用價(jià)值

• 銷售風(fēng)險(xiǎn)的控制

    應(yīng)用部門：營銷部、財(cái)務(wù)部

     管理難點(diǎn)：①開關(guān)照明行業(yè)銷售模式一般是先款后貨，原則上不允許賒銷。但可以給不同級(jí)別的客戶不同的信用額度，應(yīng)收貨款在其額度范圍內(nèi)方可允許發(fā)貨。實(shí)施U8之前，深思電工的營銷部門在發(fā)貨之前需要經(jīng)過多次查詢報(bào)表，然進(jìn)行人工累加計(jì)算后與信用額度進(jìn)行比較，工作量大且麻煩。遇到需要有領(lǐng)導(dǎo)特批的訂單，也只是通過電話或口頭的方式，沒有批準(zhǔn)記錄，存在一定的管理漏洞。②銷售價(jià)格一般按客戶的重要級(jí)別進(jìn)行折扣處理，且不同的產(chǎn)品折扣不一致。人工模式下容易出錯(cuò)，且價(jià)格方面較難控制，給企業(yè)的經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

    關(guān)鍵價(jià)值：通過U8的銷售管理模塊進(jìn)行信用額度和價(jià)格的控制，對(duì)超信用額度的發(fā)貨建立信用審批體系。首先財(cái)務(wù)部門預(yù)置不同客戶相應(yīng)的信用額度和折扣，由系統(tǒng)自動(dòng)完成信用額度的比對(duì)和控制工作，并轉(zhuǎn)移給不同的信用審批人。銷售價(jià)格也是自動(dòng)獲取，且營銷部門無法更改。既提高了工作效率，又彌補(bǔ)了管理漏洞，從而降低了企業(yè)經(jīng)營的資金風(fēng)險(xiǎn)。

    功能模塊：銷售管理、應(yīng)收管理

   

• 實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的庫存信息

    應(yīng)用部門：物控部

    管理難點(diǎn)：由于之前的管理不規(guī)范，員工意識(shí)不高，發(fā)生的出入庫業(yè)務(wù)都是手工記賬或者是臨時(shí)寫在物料卡片上，口頭通知就可以領(lǐng)料出庫的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，這種情況下倉庫的賬務(wù)比較混亂，實(shí)時(shí)了解庫存信息就比較困難。

    關(guān)鍵價(jià)值：通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，深思電工實(shí)行了帳物分離管理，即庫存由專人依據(jù)各部門指令登電腦帳，只管賬，不管物，其他倉管員按系統(tǒng)打印單據(jù)收發(fā)料，只管物，不管賬。從而建立了一種相互稽核監(jiān)督的關(guān)系。因此庫存信息變的及時(shí)準(zhǔn)確，各部門也可以通過共享的業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)時(shí)了解庫存信息。

    功能模塊：庫存管理、存貨核算

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• 建立標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)核算體系

    應(yīng)用部門：財(cái)務(wù)部

    管理難點(diǎn)：一方面，深思電工的生產(chǎn)用料缺乏指導(dǎo)依據(jù)，都是成批按需領(lǐng)用，物料浪費(fèi)現(xiàn)象比較普遍，且多領(lǐng)的物料也沒有辦理退料。另一方面，由于在塑料件的生產(chǎn)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生水口料，且這個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量不良報(bào)廢情況也經(jīng)常出現(xiàn)。所以，財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行產(chǎn)品成本核算的時(shí)候很難確認(rèn)材料的使用狀況，財(cái)務(wù)核算比較困難。

  應(yīng)用價(jià)值：通過U8產(chǎn)品的物料清單定義單位產(chǎn)品消耗定額，由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算每張生產(chǎn)訂單的材料需用量，倉庫部門嚴(yán)格按單發(fā)料。遇到質(zhì)量不良的情況，填寫超額領(lǐng)料單。這樣深思電工財(cái)務(wù)部就比較容易的了解每批產(chǎn)品的物料消耗，加強(qiáng)了對(duì)生產(chǎn)部門的考核與監(jiān)督，從而建立起標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)核算體系。

    功能模塊：物料清單、生產(chǎn)訂單

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• 建立合理的庫存計(jì)劃

    應(yīng)用部門：計(jì)劃供應(yīng)部

    管理難點(diǎn)：公司產(chǎn)品系列、規(guī)格大量增加，計(jì)劃展算時(shí)間長，計(jì)算工作量大；從EXECL分解數(shù)據(jù)后再錄入到ERP系統(tǒng)，工作重復(fù)，錄入耗時(shí)；緊急插單多，對(duì)計(jì)劃影響大；手工計(jì)算很難考慮物料的齊套性，容易導(dǎo)致生產(chǎn)線停工待料，對(duì)生產(chǎn)影響很大；

    應(yīng)用價(jià)值：通過需求計(jì)劃運(yùn)算，減輕的計(jì)劃人員工作量，計(jì)算難度，大量減輕計(jì)劃計(jì)算的時(shí)間，提高了計(jì)劃人員的工作效率；減少了呆滯料發(fā)生，提高了生產(chǎn)用料的配套率。通過梳理了計(jì)劃流程，規(guī)范了管理制度，明確了操作流程，加強(qiáng)了部門與部門之間的銜接、溝通與制約；規(guī)范了管理，減少隨意性，為公司實(shí)現(xiàn)“按制度管理、按流程辦事、按標(biāo)準(zhǔn)操作”打下堅(jiān)定基礎(chǔ)；加強(qiáng)了關(guān)鍵環(huán)節(jié)、薄弱環(huán)節(jié)的控制，減少了漏洞。提升管理水平及盈利能力，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化打下堅(jiān)定基礎(chǔ)，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中的薄弱環(huán)節(jié)。從而有的放矢的進(jìn)行改進(jìn)和管理；建立合理安全庫存標(biāo)準(zhǔn)、提高庫存的準(zhǔn)確性和周轉(zhuǎn)率。降低了庫存資金占用。

    功能模塊：物料清單、需求規(guī)劃、采購管理、生產(chǎn)管理；

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• 建立成本核算體系

應(yīng)用部門：計(jì)劃供應(yīng)部

管理難點(diǎn)：成本核算通過費(fèi)用分?jǐn)偝杀居?jì)算難度大，聯(lián)副產(chǎn)品對(duì)成本影響比較大，數(shù)據(jù)分?jǐn)偀o法精確；

應(yīng)用價(jià)值：建立了成本核算體系：將相應(yīng)費(fèi)用通過成本中心（沖壓、鉚合、注塑、裝配半成品、裝配成品）進(jìn)行劃分，對(duì)原材料、直接人工、制造費(fèi)用進(jìn)行核算、分?jǐn)?，?duì)相應(yīng)產(chǎn)品進(jìn)行成本核算。精確到料、工、費(fèi)對(duì)應(yīng)的成本中心；核算相應(yīng)的聯(lián)副產(chǎn)品（水口料、磷銅邊料等），在相應(yīng)成本計(jì)算的時(shí)候，扣減相應(yīng)成品的成本，使成本核算更加準(zhǔn)確；建立了標(biāo)準(zhǔn)成本體系，可以通過標(biāo)成本與實(shí)價(jià)成本進(jìn)行比較，分析當(dāng)期成本波動(dòng)的原因，給生產(chǎn)管理提供參考建議；  

  提供報(bào)表查詢功能，如：完工產(chǎn)品匯總表、明細(xì)表，在現(xiàn)有報(bào)表不能提供情況下，利用報(bào)表開發(fā)平臺(tái)方式，在系統(tǒng)里面開發(fā)相應(yīng)報(bào)表，以供管理、考核提供依據(jù)；

五、客戶證言

公司目前ERP正式上線使用，基本上取代了原有的財(cái)務(wù)軟件，各數(shù)據(jù)在試運(yùn)行過程中完全準(zhǔn)確，主流程也順暢，基本達(dá)到選型的提出的目標(biāo)。ERP的實(shí)施對(duì)公司來說主要有以下幾個(gè)方面的收獲：

  1、公司組織架構(gòu)的完善：通過ERP的實(shí)施，公司成立信息部門，為公司集團(tuán)化管理提供了很好的思路；通過ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)的流程，公司對(duì)部門進(jìn)行了重組，增設(shè)了一些必要的崗位，特別是對(duì)生產(chǎn)調(diào)度，生產(chǎn)計(jì)劃，物料計(jì)劃，生產(chǎn)派工等崗位進(jìn)行了明確的界定，解決了公司原有職責(zé)不清，工作不暢的局面。

  2、公司管理行為的規(guī)范：通過用友方的流程調(diào)研與指導(dǎo)，公司在財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)，生產(chǎn)流程上作了很大的變更，簡化了公司的業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)的控制功能，公司在推行ISO過程中的一些制度也通過ERP得到了很好的執(zhí)行。

  3、員工管理意識(shí)的提升：作為內(nèi)地企業(yè)，生產(chǎn)管理都是極為混亂的，員工外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)少，對(duì)新事物的接受程度低，不愿意改變。在ERP幾個(gè)月的實(shí)施中，經(jīng)過雙方不間斷的強(qiáng)化培訓(xùn)以及核心管理人員的全程參與，員工對(duì)ERP這種帶有先進(jìn)管理理念的工具產(chǎn)生了認(rèn)同感，并在努力改變與適應(yīng)。

  4、雖然在ERP實(shí)施中，還有一些問題沒有完全解決，但是用友提供的管理思路，為我們公司解決問題提供了很好的指導(dǎo)，特別是實(shí)施方模板的方案與流程，解決問題的深度與維度，讓公司所有管理人員受益非淺。                              

                                                  ---- 劉勝利  深思電工ERP項(xiàng)目經(jīng)理